Forhåndskonferanse
Søker/tiltakshaver forbereder søknad til kommunen, og vil gjennom en forhåndskonferanse få avklart om tiltaket er i samsvar med gjeldende plan for området (kommuneplan/kommunedelplan/reguleringsplan). Forhåndskonferanse kan kreves av tiltakshaver eller plan- og bygningsstyresmaktene. Det skal føres referat fra møtet.

Dersom tiltaket er i strid med vedtatt plan, må det drøftes hvorvidt tiltaket bør fremmes som dispensasjonssak, om det bør gjennomføres en planendring, eller om tiltaket skal ses som et innspill til revisjon av kommuneplanen. Er konklusjonen at en dispensasjonssøknad er mest aktuelt, skal søker fylle ut skjemaet ”Søknad om tillatelse til tiltak” (NBR nr. 5152) inkl. punktet "Dispensasjonssøknad". Begrunnelse for søknaden skal legges ved skjemaet.

Nabovarsling
Naboer og gjenboere skal ha varsel om at tiltaket krever dispensasjon, jfr. PBL § 19-1. Den som søker om dispensasjon skal fylle ut skjema "Nabovarsel" (NBR nr. 5154) og skjema "Gjenpart av nabovarsel" (NBR nr. 5155). Kommunen må påse at naboene er gjort kjent med at tiltaket ikke er i samsvar med plan.

Forholdet mellom plan- og bygningsloven og jordloven
I dispensasjonssaker som gjelder fradeling/omdisponering av landbrukseiendom i LNF-områder, kreves det tillatelse både etter plan- og bygningsloven og etter jordloven. I slike tilfeller bør søknaden først vurderes etter plan- og bygningsloven, og deretter tas opp etter jordloven. Denne framgangsmåten er anbefalt av Landbruksdepartementet og Miljøverndepartementet, jf. brev fra Miljøverndepartementet av 4. mai 1998 med utfyllende kommentarer gjengitt i Planjuss nr 2/2002. Brevet er oversendt kommunene i Oppland fra fylkesmannen. Behandling i kommunen må tilpasses hvordan kommunen er organisert og hvordan fullmakter er delegert.

Høring av fylkeskommunen og berørte statlige myndigheter
Fylkeskommunen og statlige myndigheter hvis saksområde blir direkte berørt, skal være gitt anledning til å uttale seg til søknaden før dispensasjon gis. Kommunen har ansvaret for å påse at slik høring finner sted. Det må gis en rimelig uttalefrist, ikke kortere enn tre uker. I vurderingen av hvilke sektormyndigheter som kan være berørt kan oversikt over myndigheter med innsigelseskompetanse i plansaker være til hjelp. Se brev fra Miljøverndepartementet datert 15. desember 2009 om Myndigheter med innsigelseskompetanse i plansaker etter plan- og bygningsloven. Se også adresseliste over aktuelle høringsinstanser.

Dersom en dispensasjon vil være i strid med særlovgivning, f.eks. naturmangfoldloven eller kulturminneloven, vil det normalt ikke være grunnlag for dispensasjon etter plan- og bygningsloven.

Fylkeskommunen og berørte sektormyndigheter kan frarå dispensasjon dersom tiltaket er i strid med nasjonale eller regionale mål og føringer. I slike tilfeller kan det vanskelig tenkes at det foreligger en klar overvekt av hensyn som taler for dispensasjon. Søknaden bør derfor ikke innvilges. Dersom kommunen likevel vedtar å gi dispensasjon, skal vedtaket oversendes de organene som har avgitt merknader slik at de eventuelt kan benytte sin klagerett.

Kommunens behandling
Ulik innstilling fra administrasjonen krever ulik behandling av saken.

a) Administrasjonen innstiller på avslag
I de tilfeller kommunen innstiller på at det ikke gis dispensasjon, er det ikke krav til høring. Begrunnelsen er at kommunen ikke er innstilt på å gjøre unntak i planstatus og at saken må anses tilstrekkelig opplyst, f. eks. fordi høringsinstansenes synspunkt er kjent gjennom planprosessen eller gjennom tidligere saker i området.

Dersom søker klager, kan hensynet til at klagen skal opplyses tilstrekkelig kreve ny vurdering av spørsmålet om den skal framlegges for sektormyndighetene til uttalelse.

b) Administrasjonen er i tvil om eller innstiller på innvilgelse
Når kommunen er i tvil om eller innstilt på at en dispensasjonssøknad skal innvilges, skal saken oversendes berørte sektormyndigheter til uttalelse før endelig vedtak i kommunen.

c) Planutvalget går mot administrasjonens innstilling
Dersom administrasjonen har innstilt på avslag i en dispensasjonssak, og saken av den grunn ikke har vært oversendt høringsinstansene til uttalelse, kan ikke planutvalget innvilge søknaden før de berørte sektormyndighetene er hørt. I slike tilfeller må saken utsettes og uttalelse innhentes fra berørte sektormyndigheter jfr. PBL § 19-1.

Vedtak
Forvaltningsloven § 17 pålegger samtlige forvaltningsorgan å sørge for at saken er tilstrekkelig opplyst før vedtak fattes. Bestemmelsene om høring av fylkeskommunen og berørte statlige sektormyndigheter er en presisering av denne undersøkings- og opplysningsplikten. Formålet er å sikre at kommunen har et bredest mulig grunnlag for vurdering av om det bør gis dispensasjon.

Videre har forvaltningsloven §§ 24 og 25 bestemmelser om at vedtak skal begrunnes. Partene i saken skal gjøres kjent med innholdet i avveiningen, dvs. hvilke forhold som har vært vurdert og hva som er begrunnelsen for at resultatet av avveiningen ble som det ble. Særlig nevnes her behovet for ny vurdering og begrunnelse der planutvalget treffer et vedtak som ikke er i samsvar med administrasjonens innstilling.

Manglende høring eller manglende begrunnelse vil være saksbehandlingsfeil som kan føre til at vedtaket er ugyldig, jfr. forvaltningsloven § 41. I slike tilfeller vil fylkesmannen i forbindelse med klagebehandling oppheve vedtaket og sende det tilbake til kommunen for ny behandling.

Oversendelse av vedtak når dispensasjon er innvilget i kommunen
Når kommunen innvilger dispensasjon og en eller flere fagmyndigheter har frarådet dette i sin uttalelse, skal vedtaket oversendes de etatene det gjelder med opplysning om klagefrist, slik det framgår i forvaltningsloven § 25 flg.

Behandling av klager
Parter og andre med rettslig klageinteresse kan påklage kommunens vedtak, jfr. forvaltningsloven § 28. Det samme gjelder berørte sektormyndigheter. Fylkesmannen er klageinstans. Dette innebærer at det oppnevnes settefylkesmann dersom Fylkesmannen som statlig sektormyndighet har påklaget vedtaket.

For klageinstansens vurdering av gyldigheten av dispensasjonsvedtak, er det viktig at kommunen konkret har vurdert og kommentert de innvendinger mot dispensasjon som sektormyndighetene har framsatt, slik at det framgår tydelig hvilke hensyn som har vært avgjørende for kommunens standpunkt i saken.

Forenkling av saksbehandlingen gjennom kommuneplan eller kommunestyrevedtak
Det vil være både i kommunenes og sektormyndighetenes interesse å redusere antall dispensasjonssaker som sendes til høring. Kommunene oppfordres derfor til å bruke kommuneplanen til å gjøre avtale om hvilke saker som ikke behøver å sendes på høring, f.eks. ved å vedta retningslinjer for dispensasjonsbehandling. Det er en forutsetning at slik avklaring skjer gjennom vedtak i kommunestyret, fortrinnsvis knyttet til kommuneplanvedtak, og at sektormyndighetene har sluttet seg til innholdet.

Det presiseres at kommunen bør be om uttalelse i dispensasjonssaker der de er i tvil om saken ligger innenfor avtalens innhold. Det er en forutsetning at avtalen og praktiseringen gjennomføres slik at den er i samsvar med loven.